Zarządzanie czasem i zadaniami – metody, techniki, zasady i triki

Poznaj metody zarządzania czasem, które pozwolą Ci wykorzystać każdą minutę w drodze do sukcesu. Efektywne zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów pozwala na optymalne wykorzystanie godzin przeznaczonych na pracę, a to podstawa w osiąganiu zaplanowanych celów zawodowych. Nie istnieje jedna skuteczna metoda zarządzania czasem, ponieważ każdy z nas jest inny, dlatego dobierz zasady, triki i techniki w zarządzaniu czasem, które najbardziej Cię przekonują.

 

Metody zarządzania czasem sprawdzone przez profesjonalistów

Wczuj się, proszę, w rolę menadżera, dla którego zarządzanie czasem i podnoszenie efektywności pracy to konieczność. Powiedzmy, że jesteś dyrektorem sprzedaży w dużej firmie bądź międzynarodowej korporacji, bezpośrednio zarządzasz pracą kilku zespołów, a pośrednio tysiącami ludzi zatrudnionych w wielu oddziałach. Przez Twój gabinet i firmową skrzynkę mailową codziennie przewija się wiele projektów. Jednocześnie dzieją się setki spraw, które na bieżąco generują problemy do rozwiązania. Jesteś zmuszony do ciągłego podnoszenia swojej skuteczności menadżerskiej na wyższy poziom. W innym przypadku sytuacja Cię przerośnie i poniesiesz osobistą porażkę, a firma odnotuje straty. Wchodzisz w to? Zobacz, z jakich metod korzystają profesjonaliści i naucz się od najlepszych, jak zarządzać czasem. Nie musisz od razu stosować wszystkich metod zarządzania czasem. Wystarczy, że zaczniesz od jednej, zaimplementujesz ją na własny użytek i zobaczysz pierwsze efekty. Zacznij od sprytnego triku dwóch minut, a potem przejdź do bardziej zaawansowanych technik, pokonując przy tym niezwykle interesującą drogę od niskiej produktywności do stworzenia systemu zarządzania czasem, umożliwiającego sprawne poprowadzenie wielu zadań jednocześnie.

 

Technika zarządzania czasem ­– 2 minuty

Tej prostej metody zarządzania czasem możesz użyć praktycznie w każdej sytuacji. Zasada 2 minut polega na wykonywaniu natychmiast czynności, które zajmują mniej niż 2 minuty. Nie musisz wpisywać ich do harmonogramu, nadawać priorytetu i planować terminu realizacji. Metoda dwóch minut jest bardzo prosta i zarazem skuteczna. W ciągu zaledwie 30 minut możesz popchnąć do przodu kilkanaście drobnych spraw, wykonując krótki telefon, pisząc maila z przypomnieniem lub zrobić szybkie zakupy przez Internet. Technikę zarządzania czasem opartą na zasadzie 2. minuty zawdzięczamy Davidowi Allenowi i jego cennej książce „Sztuka efektywności” (ang. Getting Things Done).

 

Metoda GTD na zwiększanie produktywności

Metoda planowania działań Getting Things Done (GTD) została stworzona również przez Davida Allena i służy zwiększaniu produktywności. GTD w dosłownym tłumaczeniu oznacza „doprowadzanie roboty do końca” i jest popularną techniką organizacji, opartą na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań oraz projektów. Metoda opiera się na gromadzeniu wszystkich zadań, które należy wykonać i układaniu z nich przejrzystych list. Metoda GTD składa się z 5 etapów:

• gromadzenia zadań,
• analizy każdego projektu,
• porządkowania spraw,
• przeglądu najważniejszych rzeczy,
• wykonania i zakończenia.

Metoda GTD zakłada ścisłe trzymanie się planu zadań do wykonania, po to, by po ukończeniu jednej czynności natychmiast przejść do wykonania kolejnej i sukcesywnie wywiązywać się z obowiązków. Dzięki temu realizujesz schematycznie zadania i nie tracisz czasu na zastanawianie się za każdym razem nad organizacją pracy. Można więc nazwać tę technikę bezstresowym poprawianiem efektywności.

 

Metoda TRZOS

Metoda TRZOS znajduje się w czołówce rankingu technik zarządzania czasem jako sprawdzona przez profesjonalistów. Zasada TRZOS opiera się na trzech założeniach: spisanie terminu spraw i obowiązków, określenie ram czasowych wykonywanej pracy oraz zaplanowanie rezerwy na nieprzewidziane zadania, zakłócenia i odpoczynek. Wśród 15 efektywnych technik zarządzania czasem, dzięki którym można osiągnąć większą efektywność i zrealizować więcej, wymienia się ją razem z metodą ALPEN. Poznaj obie metody, by dowiedzieć się, jak zaplanować swój dzień, a przede wszystkim, jak opanować zarządzanie czasem, zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym.

Zasada TRZOS jest metodą zarządzania czasem i planowania dnia, która opiera się na kilku najważniejszych założeniach:

• T – terminy zadań należy spisywać, określając, co danego dnia jest do zrobienia;
• R – ramy czasowe należy określić dla każdej pozycji z listy zadań; staraj się w miarę dokładnie oszacować, ile czasu zajmie realizacja każdego z nich;
• Z – zaplanować rezerwy czasowe np. uwzględniając przerwy, które pomogą odpocząć i zregenerować siły między zadaniami;
• O – ograniczyć inne działania;
• S – skontrolować rezultaty.

Metoda ALPEN jest bardzo zbliżona do zasady TRZOS i jej zadaniem jest ułatwienie zarządzania czasem. Alpen składa się z pięciu etapów, a nazwa pochodzi od pierwszych liter słow zaczerpniętych z języka niemieckiego:

• A – Augaben (zadania);
• L – Länge schätzen (szacowanie długości);
• P – Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy);
• E – Entscheidungen treffen (priorytety);
• N – Nachkontrolle (kontrola).

 

Metoda zarządzania czasem 60/40

Zarządzanie czasem pracy często kojarzone jest ze stworzeniem sztywnego gorsetu, w którym nie ma miejsca na żadne odstępstwa. Tymczasem głównym założeniem zasady 60/40 jest to, by nie planować 100 proc. czasu, a pozostawić miejsce na tzw. bufor zapasowy. Daje to miejsce na niezaplanowane czy niespodziewane czynności, wynikające z potrzeby bieżącej chwili, które mamy spontanicznie ochotę wykonać. Można także wydzielić miejsce w harmonogramie czas przeznaczony na tzw. zachcianki. Według tej zasady 60 proc. czasu planuje się na realizację zadań, a 40 proc. pozostawia na sprawy, które wyniknęły nagle lub na swobodne działanie nieplanowane wcześniej. Element metody 60/40 znajdziemy w zasadzie TRZOS i ALPEN.

Czas jest jednym z najcenniejszych zasobów. Każdy z nas ma określoną ilość czasu do dyspozycji, który warto mądrze wykorzystać w drodze do osiągania założonych celów. Czas nieustannie się zmienia, płynie i nie da się go zatrzymać ani cofnąć, ale można nim świadomie zarządzać.

 

Technika zarządzania czasem – zjedz tę żabę

Technika „zjedz tę żabę” to metafora określająca wykonanie najważniejszego i najtrudniejszego zadania w ciągu dnia. Zacznij pracę od zadania, które jest w Twoim odczuciu niewygodne. Najtrudniejsze zadanie należy wykonać w pierwszej kolejności, po to, by bardziej efektywnie wykonywać kolejne zadania oraz zwiększyć efektywności pracy. Brian Tracy, autor książki „Zjedz tę żabę” mówi, że: „jeśli musisz połknąć dwie żaby, zacznij od tej, która budzi większą odrazę”. Nie chodzi o to, że po zjedzeniu swojej żaby udasz się na zasłużony odpoczynek. Nadal będziesz pracować nad innymi rzeczami, ale będzie łatwiej skupić się, gdy najtrudniejsze zadanie, które wymaga najwięcej energii i skupienia będzie traktowane priorytetowo, zanim wszystkie inne mniej ważne, ale pilniejsze rzeczy będą potrzebowały Twojej uwagi.

 

Efekt piły na koncentrację i efektywność

Efekt piły to kolejny mechanizm, który uczy, jak zarządzać czasem w sposób efektywniejszy. Oznacza on, że po oderwaniu się od wykonywania zadania i zrobieniu w przerwie czegoś innego, umysł potrzebuje dłuższej chwili, by znów powrócić do pracy. Im częściej odrywamy się od danego zadania, tym więcej czasu potrzebujemy na jego wykonanie. Przykładem może być sprawdzanie mediów społecznościowych, które wyrywają nas z wykonywanych zadań i wybijają ze stanu koncentracji. Człowiek oderwany od wykonywania danego zadania potrzebuje dodatkowego czasu na ponowne rozkręcenie się i szybkie tempo pracy. Różne źródła podają, że straty czasu, które z tego tytułu wynikają, mogą sięgać nawet do niemal 30 proc. Jeśli więc ktoś poprosi Cię o drobną przysługę, np. przyniesienie filiżanki kawy, bo sam nie chce odrywać się od zadania, prawdopodobnie zna konsekwencję efektu piły na spadek efektywności.

 

Technika Pomodorro

Technika Pomodorro jest techniką zarządzania czasem, której celem jest utrzymanie bardzo wysokiego poziomu skupienia i świeżości umysłu. Na czym polega technika Pomodorro? Głównym założeniem tej techniki jest nastawienie stopera, który po 25 minutach wyda sygnał dźwiękowy. Według twórców metody 25 minut to zaplanowany blok czasowy, który wykorzystamy na wykonanie zadania i maksymalne skupienie. Technikę wykorzystuje się w cyklach 25 minut – 5 minut przerwy. Po wykonaniu czterech cykli Pomodorro przychodzi czas na odpoczynek, który trwa 15-20 minut. Skąd nazwa techniki – Pomodorro? Autorem metody jest Francesco Cirillo, który początkowo wykorzystywał do odmierzania czasu pracy minutniki kuchenne w kształcie pomidora (po włosku pomodoro).

 

Prawo Parkinsona

Prawo Cyrila Parkinsona wnosi do zarządzania czasem ciekawą obserwację. Zasada mówi o tym, że ludzie mają zdolność rozciągania pracy tak, aby wypełnić nią cały czas dostępny na ukończenie zadania. Jako pierwszy raz opisał to zjawisko angielski historyk i autor ponad 60 książek – Cyril Parkinson pod koniec lat 50. XX wieku. Zauważył, że urzędnikom brytyjskim mającym do dyspozycji 8 godzin na wykonanie zadania, jego realizacja zajmuje dokładnie tyle czasu, nawet jeśli jest ono proste i nie powinno zająć więcej niż 50 proc. tego czasu.

Wykorzystaj tę zasadę w zarządzaniu czasem, który przeznaczasz na zrealizowanie zadania. Załóż o połowę mniejszy czas niż zwykle na realizację danego zadania, ustal deadline i przekonaj się, czy ta metoda działa w Twojej pracy. W efekcie będziesz mógł cieszyć się wolnym czasem z większą satysfakcją.

Zastosowanie sprawdzonych technik zarządzania czasem, przetestowanych przez profesjonalistów, to podstawa w osiąganiu coraz to wyższej efektywności i zwiększeniu skuteczności w realizacji celów. Warto pamiętać, że zarządzanie czasem jest często kluczem do sukcesu. Najważniejsze jest, by wprowadzić w życie metodę i technikę, która najbardziej odpowiada Twojemu stylowi pracy i sprawdza się w codziennych obowiązkach.