6 sposobów, które pozwolą ci stać się hiperproduktywnym menedżerem

6 sposobów, które pozwolą ci stać się hiperproduktywnym menedżerem

Po założeniu swojej pierwszej firmy żyłem w iluzji, że wszystko najlepiej zrobię sam, a delegowanie to zwykła strata czasu. Zajmowałem się więc marketingiem, odpisywałem na wszystkie maile i parzyłem kawę prezesowi, czyli… sobie samemu. Mentalne „acha!” nadeszło tuż po moim pierwszym w życiu urlopie. Kiedy okazało się, że odpisałem na ponad 200 maili w 90 minut, zrozumiałem po raz pierwszy, na czym polega hiperproduktywność. Od tamtej pory nic w biznesie nie było już dla mnie takie jak dotychczas.

Dwie najmocniejsze inspiracje pojawiły się jeszcze w dzień lądowania w Polsce. Po raz pierwszy od dwóch tygodni uruchomiłem komputer, a na moją skrzynkę mailową powoli zaczęły spływać wiadomości z okresu mojej nieobecności. Dotychczas spędzałem sporo czasu, odpisując na maile każdego dnia pracy. Właściwie nie zamykałem skrzynki elektronicznej przez cały dzień, a każdy sygnał nadejścia nowego maila oznaczał dla mnie przerwanie wszystkiego, co robię, i natychmiastową reakcję. Czułem się wtedy wszechmocny (bo przecież wszystko miałem pod kontrolą) i… ciągle zmęczony.

Pierwsze „otrzeźwienie” polegało na tym, że zatroszczyłem się w jednym ciągu czasowym o sprawy z ponad 200 maili i miałem poczucie, że moje niesprawdzanie skrzynki pocztowej nie wywołało ani żadnego kryzysu, ani żadnej straty dla firmy. Jeśli więc można odpisać na 200 maili w 90 minut, to po co poświęcać godzinę dziennie na 20 maili?

Druga inspiracja pojawiła się z kolei w trakcie komunikacji z UEFA. Moja firma współuczestniczyła w organizacji Euro 2012, miałem więc bezpośredni kontakt z dyrektorką działu eventów ze Szwajcarii. Okazało się, że mailowa komunikacja z przedstawicielką UEFA zajęła mi tyle samo czasu, co odpisanie na maila w sprawie pojedynczego zakupu e‑booka za 15 zł. Kiedy zrozumiałem, że na oba maile poświęciłem po 5 minut, oblał mnie zimny pot i pojawiła się konstatacja, że nie mam pojęcia ani o zarządzaniu sobą w czasie, ani o zarządzaniu firmą w ogóle. Na szczęście dynamiczny rozwój firmy i to, że zaczęliśmy w niej zatrudniać kilkaset osób, wymusiły na mnie naukę efektywnego działania.

Dziś, kiedy do tej pierwszej firmy dołączyły jeszcze kolejne i kiedy odpowiadam za kilka międzynarodowych projektów, stosuję 90‑minutowe okienka hiperproduktywności, które pozwalają mi nie tylko na sprawne zarządzanie wieloma przedsięwzięciami, ale i podnoszą moją motywację oraz powodują, że pomimo sporej odpowiedzialności nie cierpi na tym ani moje życie prywatne, ani zdrowie. Dzięki kilku zasadom (opartym na wynikach badań naukowych) udaje mi się utrzymać równowagę i cieszyć się projektami, za które odpowiadam. Nie mówiąc już o tym, że pozwalam sobie na znacznie więcej podróży w ciągu roku niż statystyczny prezes czy właściciel firmy.

1. Wykorzystaj najlepsze okienko percepcyjne doby

Naukowcy są zgodni co do tego, że najlepszym okresem dla efektywności umysłowej w ciągu dnia jest pierwsze 120 minut po przebudzeniu się. Bez względu na to, czy budzimy się o 6:00, czy o 10:00, po otwarciu oczu opada w naszym organizmie poziom melatoniny, a podnosi się kortyzol, który sprzyja wytężonemu działaniu.

Problem współczesności polega na tym, że wielu menedżerów i praktycznie wszyscy pracownicy spędzają ten efektywny dla swojego umysłu czas, stojąc w korku do pracy. Postanowiłem więc (oprócz decyzji, że zakupiliśmy biuro w pobliżu mojego mieszkania) swoje 90 minut hiperproduktywności zaplanować na czas po śniadaniu, jeszcze w mieszkaniu. Dzięki temu korzystam z rześkości umysłu i czasem udaje mi się zrealizować 90% planów dziennych, jeszcze zanim wyjdę do biura (o ile w ogóle jest jeszcze sens do niego wychodzić). Resztę dnia można wtedy poświęcić na spotkania (unikam ich jak ognia, ale to temat na inny tekst), telefony czy pisanie. Najczęściej mam jednak poczucie, że do godziny 11:00 już „odhaczyłem” najważniejsze tematy dnia, a to daje nie tylko motywację do zarządzania strategicznego, ale jest też najzwyczajniej w świecie przyjemne.

2. Zatroszcz się o kolejne sprawy, jedna po drugiej, bez priorytetyzacji

Wbrew temu, co zalecają podręczniki zarządzania sobą w czasie, odkryłem, że przy odpisywaniu na maile czy czytaniu pism warto robić to na zasadzie: jedna sprawa za drugą. Nadawanie priorytetów w trakcie twoich 90 minut hiperproduktywności może sprawiać, że tracisz rytm i masz tendencję do odkładania tematów, które w danym momencie wydają się mniej ważne (albo na odwrót: najważniejsze).

Działanie „mail po mailu”, „pismo po piśmie” daje także poczucie sprawczości i stan flow. Oczywiście nie oznacza to, że na każdą sprawę muszę reagować bezpośrednio ja. Najczęściej przy mailach czy pismach korzystam z zasady ZEDA, czyli Zrób (osobiście), Eliminuj (pozbądź się), Deleguj (np. przesyłając wiadomość nawet bez komentarza) lub Automatyzuj (np. wyłącz subskrypcję niechcianego newslettera lub deleguj uprawnienia do przejęcia komunikacji w tej sprawie swojemu asystentowi). Skutek jest taki, że po 90 minutach (a często nawet szybciej) mam „wyczyszczoną” skrzynkę pocztową, kuwetę z dokumentami „to do” i przydzielone zadania swoim najbliższym pracownikom. Na koniec chciałbym podkreślić, że jestem zwolennikiem priorytetyzacji, ale poza 90‑minutowym okienkiem hiperproduktywności.

3. Skorzystaj z mądrości starożytnego Paragwaju

Wciąż zaskakuje mnie fakt, że w większości kafejek korporacyjnych nie podaje się yerba mate. Właściwie bardzo trudno kupić w Polsce ten napój, a jeśli jest już gdzieś podawany, to najczęściej z torebki.

Yerba to zmielone liści i łodygi ostrokrzewu paragwajskiego. Wszelkie badania prowadzone w Ameryce Południowej (m.in. Vassallo) wskazują, że yerba mate stymuluje ośrodkowy układ nerwowy lepiej niż kawa. Zresztą posiada około 2% kofeiny znanej nam z kawy i w dodatku polifenole, które mają właściwości przeciwutleniające (są antyoksydantami). Staram się pić yerbę stosunkowo rzadko, żeby nie uodpornić się na jej działanie i nie stanąć przed koniecznością zwiększenia dawki. Jednak w momentach ważnych lub w trakcie swoich 90 minut hiperproduktywności parzę yerbę w tradycyjny sposób i czuję jak energia mentalna stopniowo uwalnia się w moim mózgu i sprzyja skutecznemu działaniu.

4. Pamiętaj, że porządek na biurku wpływa bezpośrednio na porządek w głowie

Mózgi współczesnych ludzi są przebodźcowane. Istnieje nawet hipoteza, że współczesny mózg musi przetworzyć w ciągu jednego tylko dnia tyleż bodźców, ile mózg naszych dziadków analizował przez… całe życie. Nawet jeśli jest to przesadzona metafora, z pewnością na co dzień atakują nas tysiące dźwięków, zapachów, smaków, pobudzeń dotykowych i stymulatorów wzrokowych. Nie jest więc zaskoczeniem dla naukowców to, że coraz częściej cierpimy na spadki energii czy przeciążenia (które wielokrotnie przeradzają się w wypalenie zawodowe). Między innymi dlatego warto uporządkować przestrzeń swojej pracy (biurko i jego otoczenie) jeszcze przed rozpoczęciem 90 minut hiperproduktywności. Okazuje się bowiem, że nawet jeśli nie postrzegamy bałaganu w dokumentach w sposób świadomy, do naszego mózgu i tak dociera na peryferiach świadomości obraz rozgardiaszu, a mózg spala glukozę, żeby przetworzyć ten obraz i podjąć decyzję, czy ma w tym przypadku jakkolwiek reagować, czy też nie. Krótko mówiąc, zmniejszając nieporządek na zewnątrz, zwiększamy szanse na porządek mentalny wewnątrz, a wtedy dużo łatwiej o efektywną pracę.

5. Zaufaj ludziom, którzy zawodowo zajmują się motywacją

Choć wielu menedżerów podchodzi sceptycznie do mówców motywacyjnych i coachingu, istnieje wiele badań, które wskazują, że słuchanie takich osób jak Les Brown czy Eric Thomas faktycznie wpływa pozytywnie na poziom naszego pobudzenia, a to wprost proporcjonalnie może się przekładać na efektywność osobistą.

Badania profesora Cialdiniego (Pre‑swazja) wskazują, że zarówno cytaty motywacyjne w pobliżu biurka, jak i „teledyski” motywacyjne z YouTube’a mogą przyczynić się do transferu energii mentalnej. Raz na jakiś czas rozpoczynam więc swoje 90 minut hiperproduktywności od montażu Mateusza M. lub nawet energetycznej muzyki, a następnie korzystam z pobudzenia układu nerwowego, by wejść w rytm i tryb hiperproduktywności. Jako że w moim przypadku słuchanie muzyki i praca nie idą w parze (wygląda na to, że jest to kwestia indywidualna), najpierw wyłączam nagranie motywacyjne, a następnie zasiadam do pierwszej sprawy, którą mam pod ręką, i… oddaję się stanowi flow.

6. Ustaw budzik na 60 minut i zaprogramuj 3 „drzemki”

Na koniec pora wyjaśnić, czemu stosuję akurat 90‑minutowe bloki, a nie na przykład godzinne. Podobnie jak fazy snu trwają około 90 minut, tak i nasz umysł potrzebuje odpoczynku po około 90 minutach wytężonej aktywności w ciągu dnia. Nie bez powodu większość wykładów akademickich trwa właśnie 1,5 godziny. Naprawdę warto po każdych 90 minutach pracy zrobić sobie przerwę i dotlenić mózg.

Po kilku eksperymentach i wprowadzaniu poprawek odkryłem, że najbardziej motywuje mnie (co zresztą jest spójne z wynikami badań dra Breusa) nastawienie budzika w telefonie (przypominam: w okresie hiperproduktywności sygnał połączeń czy SMS‑ów jest u mnie wyłączony) na 60 minut. Po równej godzinie od startu pracy pojawia się więc pierwszy alarm dźwiękowy, a ja włączam drzemkę. Jest ona tak zaprogramowana, żeby pojawiły się 3 sygnały, każdy co 10 minut. Dzięki tej taktyce w mojej głowie powstaje pobudzające napięcie – że mój czas jest ograniczony – i dzięki temu utrzymuję sprawne tempo działania. Kolejne drzemki są tym bardziej motywujące, bo zaznaczają w mojej uwadze „końcówkę czasu” i nierzadko przez te ostatnie 10 minut udaje mi się zrobić więcej konstruktywnych rzeczy niż kiedyś przez 2 godziny…

Te i inne sposoby na 90‑minutowe flow produktywności pozwoliły mi z czasem realizować więcej projektów i otwierać kolejne firmy. W pierwszej z nich, w której kiedyś popełniałem wszelkie możliwe błędy menedżerskie wynikające z ego, pojawiam się obecnie tylko raz w miesiącu na rozmowę z osobą zarządzającą. I pewnie nie będzie to zaskoczeniem, jeśli napiszę, że spotkania te trwają 90 minut (a już na pewno ani minuty dłużej). Staram się również wdrażać 90‑minutowe okienka hiperproduktywności w pracy swoich menedżerów. Dzięki temu cały nasz zespół pracuje sprawniej, szybciej i z większym poczuciem mocy sprawczej. Inspirację tym tematem zastosowałem także w świecie sportu. Motywując Ulę Radwańską czy pracując z polskimi olimpijczykami, często aplikowaliśmy sobie właśnie 90‑minutowe okienka percepcyjne na wykonanie bolesnych i prokrastynowanych dotychczas zadań. Doświadczenia wskazują, że hiperproduktywność lubi ramy czasowe.